Sistem Automasi Pejabat

Sistem automasi pejabat merujuk kepada frasarana komputer dan perisian yang membolehkan pemindahan data, dokumentasi, dan permohonan dibuat secara automatik, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Automasi pejabat sangat penting untuk memastikan tahap komunikasi pejabat berlaku dalam keadaan yang memuaskan, dan tidak menyukarkan sekiranya salah seorang daripada yang menjaga dokumen atau data tidak berada di pejabat. Dengan kata lain, rakan sepejabat yang lain dapat memberi bantuan atau cadangan penyelesaian sekiranya terdapat persoalan yang mudah dibangkitkan. Secara umumnya dalam sistem automasi pejabat terdapat maklumat , sistem atau dokumen yang boleh dicapai oleh semua kakitangan. Selain itu terdapat juga sesetengah maklumat, sistem atau aplikasi yang hanya boleh diakses oleh ketua jabatan atau pihak yang memberi kelulusan seperti dalam aplikasi permohonan cuti, bayaran tuntutan, pengesahan perjawatan dan lain-lain. Maka amatlah penting untuk sesebuah syarikat memiliki frasarana untuk membangunkan jaringan dalaman (local area network/LAN). Dengan adanya konfigurasi LAN di sesebuah syarikat, sebuah mesin pencetak boleh dikongsi oleh semua staf yang disambungkan kepada setiap komputer. Selain itu, LAN juga memungkinkan sesebuah organisasi untuk memiliki sistem intranet iaitu sistem yang membolehkan kakitangan melakukan urusan rasmi berkaitan kerja seperti memohon cuti secara dalam talian (online), membuat tuntutan, menghantar laporan atau menghantar memo. Intranet tidak boleh diakses oleh pengguna internet dari luar premis pejabat.

Biasanya sebelum frasarana automasi pejabat disediakan, pihak yang bertanggungjawab di sesebuah syarikat akan menyediakan tender dan pihak yang berjaya mendapat tender akan membuat soal selidik keperluan pelanggan (customer requirement study, CRS). Tetapi sebelum tender dikeluarkan pasukan peyedia tender perlu menetapkan beberapa aspek terutama faktor yang akan dipertimbangkan untuk memenuhi keperluannya terlebih dahulu. Sebagai contoh, sistem automasi di syarikat memerlukan infrastruktur yang paling minimum, maka syarikat hanya perlu memikirkan soal tentang pelayan (server), router, komputer, pencetak, skrin paparan LCD, projektor (untuk kegunaan mesyuarat), mesin pengimbas kad pekerja (yang setara dengan punch card). Kos pembangunan frasarana automasi bergantung kepada jumlah kakitangan dan saiz syarikat. Semakin besar syarikat itu, semakin tinggi harga sistem automasinya. Antara faktor yang perlu dipertimbangkan untuk automasi pejabat ialah

1. Penggunaan perisian yang tidak terlalu membebankan. Disebabkan peralatan fizikal seperti komputer, kos pembangunan sistem automasi pejabat dapat dijimatkan sekiranya menggunakan perisian sumber terbuka. Sehingga kini kerajaan Malaysia melalui Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) giat menerapkan penggunaan perisian sumber terbuka. Rekod penjimatan yang direkod sejak pelancarannya pada tahun 2004 ialah RM40.3 juta. Penjimatan membabitkan pengurangan perbelanjaan bagi lesen produk, sebagai contoh lesen perisian Micrososft Standard (merangkumi Microsoft Office Tools – Words, Excell, Powerpoint, dan lain-lain) adalah sekitar RM1380.00 per PC^[1].


2. Kesediaan kakitangan untuk mempelajari sistem. Sesuatu sistem yang baharu memerlukan penerangan untuk mengetahui prosedur yang betul menggunakannya. Maka perlu ada sekurang-kurangnya sekumpulan unit yang menjalankan tugas untuk melatih pekerja menggunakan aplikasi automasi pejabat yang akan dibangunkan.


3. Kakitangan teknikal untuk proses pemantauan dan kerja penyeliaan. Biasanya juruteknik atau eksekutif IT. Memanggil pembekal jika berlaku kerosakan atau kesilapan memasang/membuat konfigurasi perkakasan atau perisian adalah merugikan. Hal ini disebabkan terdapat kos lain yang dicaj selepas daripada pemasangan awal.


4. Kesediaan kakitangan untuk mempelajari perkara baharu. Apabila berubah dari sistem tradisional kepada sistem automatik menggunakan hampir 90% mesin, akan berlaku kekalutan. Kesukaran hanya akan berlaku untuk sekurang-kurangnya satu minggu atau mengikut kecepatan personel yang terlibat menerima dan memahami cara sistem automasi bekerja.


5. Jika perkara (1) dipertimbangkan, kumpulan penyedia tender untuk sistem automasi haruslah memaklumkan kepada kakitangan untuk bersedia menggnakan perisian sumber terbuka. Kerja-kerja dokumentasi, laporan dan lain-lain masih boleh dilakukan seperti biasa kerana perisian sumber terbuka merupakan alternatif kepada negara-negara membangun untuk memanfaatkan sektor ICT supaya jurang digital tidak jauh berbeza dengan negara maju.


6. Soalan yang perlu ditanya kepada pembekal ialah keupayaan sistem yang dibekalkan untuk menerima pakai perisian yang akan digunakan. Adalah tidak berguna sekiranya perisian yang akan dipasang pada PC tidak mampu ditampung oleh mesin.


7. Pembekal perlu mempunyai kemampuan untuk menyediakan spesifikasi yang berbeza menurut bidang kerja personel yang berada dalam syarikat. Jika automasi pejabat bermula dari sifar, pembekal perlulah mempunyai pelbagai perisian yang diperlukan oleh setiap personel di dalam organisasi yang akan memberi tender kepadanya. Perisian untuk seorang kerani berbeza dengan perisian yang diperlukan oleh akauntan, pereka grafik, animator, pegawai tinggi, ketua jabatan dan editor.


8. Masa untuk pembekalan sistem autmasi juga perlu dititikberatkan. Operasi syarikat akan tergendala sekiranya masa tidak ditepati. Menunda operasi syarikat bermaksud produktiviti syarikat terjejas sama sekali.


9. Rekod syarikat pembekal juga perlu diselidik. Hal ini amat penting agar tidak berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini seperti penipuan. Syarikat yang mempunyai rekod baik daripada projek terdahulu perlu diutamakan.


10. Khidmat selepas jualan. Khidmat selepas jualan biasanya diberikan kepada pelanggan secara percuma sepanjang tempoh jaminan. Maka pembekal yang memberi tempoh jaminan lebih panjang akan memberi kelebihan kepada syarikat pembeli. Jika terdapat kerosakan dalam tempoh jaminan, barangan akan diganti tanpa caj perundingan.


11. Adakah pembekal merupakan pembekal primer? Mendapat pembekal juga penting agar hak memberi jaminan betul-betul berada di pihaknya. Jika pembekal menjadi wakil kepada syarikat lain, adalah dibimbangi tidak mendapat jaminan yang kuat. Kadang-kadang terdapat kes pembekal bersikap lepas tangan selepas menyerahkan produk kepada pembeli. Pembekal primer memberi kelebihan nilai wang dari segi margin keuntungan. Jika pembeli membeli dari pembekal kedua (sekunder), sebenarnya margin keuntungan sudah meningkat beberapa peratus bagi mengimbangi keuntungan yang ingin diperoleh pembekal sekunder.

Nota: Bagi kakitangan kerajaan, sistem automasi pejabat boleh dibuat dengan merujuk kepada tatacara/prosedur perolehan yang digariskan. Boleh dirujuk di laman web MAMPU.

Rujukan


1. http://www.computermalaysia.com/product_microsoft1.htm