Sistem Automasi Laporan Kerja: JIRA

JIRA asalnya dari perkataan Jepun Gojira atau yang diinggeriskan Godzilla. JIRA merupakan perisian sistem pengesanan aliran kerja yang dibangunkan oleh Atlassian. Bagi kerja yang mempunyai aliran kerja yang melibatkan sekumpulan manusia, terutama dalam bidang IT, laporan kerja akan dibuat secara automatik. Bayangkan jika anda bekerja di Shell misalnya, dokumentasi kerja sahaja sudah mencapai 126MB. Dokumentasi itu berupa laporan teks sahaja, tidak termasuk grafik.

Satu contoh aliran kerja syarikat yang menawarkan khidmat membina laman web. Ia bermula dari pembinaan laman web sehinggalah kepada kemaskini laman atau baik pulih laman jika berlaku kerosakan. Satu pasukan yang dimasukkan dalam sistem JIRA terdiri daripada Ketua Kumpulan (KP), pembangun laman web – tiga orang (pengaturcara, pengurus kandungan @ content uploader, pereka grafik), dua orang pegawai QC (Ketua QC & Tester), pengadu (requester) – biasanya pelanggan. Sistem bermula apabila pengadu mengemukakan satu isu berkaitan laman web. Pada peringkat ini pengadu menghantar satu tiket ke dalam sistem. Ketua QC akan menentukan isu yang dikemukakan berkaitan atau tidak. Jika sah, ketua QC akan memanjangkan isu ini (verified). Status tiket ini sekarang diklasisifikasi sebagai ‘Open’. Tugas KP pada masa ini ialah mengenal pasti isu yang dikemukakan pengadu kemudian mengenal pasti tugasan untuk diserahkan kepada mana-mana pembangun laman web. Ingat, pembangun laman web dalam contoh ini terdiri daripada tiga orang.

Jika isu yang dikemukakan melibatkan kandungan grafik, maka yang terlibat hanyalah pereka grafik dan pengurus kandungan. Ketua kumpulan akan memberi tugasan dan nama ahli yang terlibat akan tertera dalam kolum ‘Assignee’. Bermakna setiap orang dalam aliran kerja ini seramai tujuh orang akan dapat mengetahui individu yang perlu melaksanakan tugas. Katakan pereka grafik sudah mendapat tugasan, dia perlu membuka tiket yang dikhususkan kepadanya. Sebaik sahaja dia membaca permasalahan yang dikemukakan, dia perlu menekan butang ‘Progress’ dan masa kerjanya mula dikira. Dalam sistem ini, keberkesanan kerja dapat dipantau terutama apabila melibatkan hal-hal segera (ad-hoc) seperti banner laman web perlu dikemaskinikan pada jam 4.00 petang sedangkan tiket dihantar pengadu pada jam 9.00 pagi. Mungkin satu banner sempena hari raya baharu diingati oleh pengadu pada hari tersebut kerana terlalu sibuk dengan persiapan rayanya. Mungkin perkara itu sudah diminta oleh bos pengadu beberapa hari sebelum itu.

Katalah pereka grafik dapat menyiapkan banner dalam masa satu jam, dia perlu menekan butang ‘Comment’ dengan memasukkan komen ‘Banner telah siap dan diserahkan kepada Pengurus Kandungan – En. X’. Selaku orang yang ditugaskan, En. X juga boleh membuka tiket si pengadu dan menjalankan fungsinya dengan memasukkan kandungan menggunakan CMS berkaitan laman web yang mereka gunakan. Apabila selesai, En. X perlu menekan butang ‘Resolved’. Berikutnya QC Tester akan membuat penilaian sama ada banner itu dimasukkan dengan betul dan tiada bug dalam laman web. QC Tester juga membuat kerja yang sama iaitu menekan butang ‘Progress’ dan ‘Resolved’ apabila memulakan dan menamatkan kerjanya. Sekali lagi, Ketua QC akan menyemak kerja QC Tester, jika selesai akan diletakkan status ‘Verified’. Status tiket dalam sistem menjadi ‘Closed’. Akhir sekali, si pengadu perlu memadam tiket tersebut atau membiarkan sistem melupuskannya secara automatik.

JIRA dibina untuk memantau keberkesanan kerja. Setiap yang terlibat dalam aliran kerja akan mengetahui tahap-tahap sesuatu isu diselesaikan. Boleh jadi pada satu tahap berlaku kelewatan, maka pengadu mempunyai kuasa mendesak agar kerja dilakukan dengan cepat. Hal yang tidak bagus dalam sistem ini ialah apabila si pengadu mengamuk. Biasanya pengadu wanita. Dia akan mencelah dengan memasukkan komen pedas. Ya, kita faham. Wanita memang terlebih emosional berbanding dengan lelaki. Kedua, apabila orang yang ditugaskan gagal menyelesaikan kerja dalam kekangan masa yang ditetapkan, secara automatik sistem akan melaporkan ‘kegagalan’nya. Bermakna sistem bertindak sebagai pemberi amaran kepada individu tersebut. Syarikat yang menggunakan sistem JIRA hanya menetapkan maksimum tiga kali untuk seseorang menerima kad merah. Selepas tiga kali, prestasi pekerja dianggap sebagai tidak memuaskan dan dia boleh dipecat. Inilah yang ditakuti oleh pekerja swasta yang dimasukkan dalam sistem pemantauan kerja JIRA ini.

Dan kelebihan JIRA adalah kitaran kerja dalam penyelesaian isu berbangkit akan dapat dibuat secara sistematik. Setiap rekod kerja dibuat secara automatik dan pekerja tidak lagi perlu membuat laporan kerja secara manual. Dengan ini dokumentasi kerja tidak perlu lagi ditaip secara manual. Alangkah bagus jika dasar kerajaan tanpa kertas yang mahu dibuat kerajaan menggunakan sistem ini. Maka tiadalah budaya lepak di kalangan kakitangan awam. Saya bukan menuduh. Kalau setiap kali saya ke Putrajaya, jam 9.30 – 10.00 pagi adalah perkara biasa sesetengah kakitangan awam bersantai di kafetaria. Lenggang-lengang kangkung lagi. Saya lihat perkembangan positif apabila syarikat saya menggunakan JIRA. Secara peribadi, saya pun berkerja dengan sangat menjaga kekangan waktu yang ditetapkan. Terkenan mengajar dateline adalah perkara normal. Apakah kemudian hari nanti saya juga akan ‘ditendang’ keluar jika tidak mencapai KPI yang ditetapkan? Wallahu’alam.